Claves para un buen proceso de onboarding de tus empleados
Siempre que empezamos un proyecto empresarial queremos hacerlo con buen pie. El primer paso es primordial. En el inicio de una nueva etapa debemos de prestar atención a todos los detalles; desde la liquidez económica, al equipo de recursos humanos o los asuntos puramente materiales, pero, sobre todo, hemos de poner el énfasis en la llegada de los nuevos empleados a la empresa. Van a ser las personas que trabajarán para conseguir los objetivos empresariales, pasaremos mucho tiempo trabajando con ellas codo a codo y será imprescindible integrarlas en la cultura corporativa. Te explicamos todo acerca del proceso de onboarding de empleados, su conveniencia y la importancia del welcome pack con tus empleados.
¿Qué es el onboarding de empleados?
El término "onboarding" es un anglicismo que hace referencia al proceso de incorporación de nuevos trabajadores a una empresa dentro de un proyecto específico. Para que un reto empresarial funcione, uno de los primeros objetivos es crear un ambiente de trabajo adecuado que facilite la integración y el trabajo en equipo.
Pero, ¿qué es el onboarding exactamente? No se trata solo de dar la bienvenida con un detalle para el empleado, sino de un proceso mucho más profundo. Implica presentación, introducción, mentoría, seguimiento y evaluación, con el objetivo de facilitar la adaptación de los nuevos integrantes a la empresa. En resumen, es un proceso de bienvenida y adaptación diseñado para garantizar una integración efectiva.
¿Para qué srive el onborading de empleados?
El onboarding es un proceso clave en cualquier empresa, ya que sienta las bases para una relación laboral positiva desde el primer día. Acompañar a los nuevos empleados en su llegada, facilitarles la integración y ofrecerles un detalle de bienvenida no solo mejora su experiencia, sino que también acelera su adaptación.
Además, el onboarding fomenta un ambiente colaborativo, refuerza la confianza en la empresa y proyecta una imagen de organización seria, cercana y comprometida con sus trabajadores. También fortalece las relaciones internas, creando un equipo más unido y motivado.
Checklist para tu proceso de onboarding de empleados
Lo principal es dividir en fases el onboarding y clarificar cuáles son los objetivos del mismo. Si es necesario, puedes involucrar en la elaboración del mismo a los responsables de cada departamento. Trabajar con honestidad, transparencia y delicadeza es la clave.
Análisis previo
El proceso de onboarding en una empresa debe ser planificado con antelación; es recomendable diseñarlo marcando unos objetivos claros, delimitando los recursos que se van a necesitar y definiendo las etapas del proceso. Pero, en cualquier caso, los pasos previos al onboarding pasan por detectar unas necesidades empresariales en el grupo humano de trabajo, analizarlas y trazar fórmulas para satisfacerlas. Para realizar un análisis previo con fundamento y criterio puedes apoyarte en profesionales o asesores del sector: pedagogos, coach, especialistas en recursos humanos, directores de proyectos, etc.
Pre-onboarding
Como hemos comentado, los procesos de onboarding requieren de un trabajo previo. Y esa labor pasa por conocer los gustos, preferencias y sensibilidades de la plantilla de trabajadores. Pero no debe quedarse solo en esta indagación, también debemos recoger objetivos y finalidades concretas. Por ejemplo, la realización de unos regalos de bienvenida pueden allanar el terreno y generar un buen ambiente, pero también deben impulsar el trabajo en una determinada dirección; por citar un ejemplo claro, regalar un kit digital con un disco duro portable a los empleados les ayudará a tener siempre sus archivos bien organizados y a mano en todo momento. El pre-onboarding no es otra cosa que preparar con antelación el terreno para que luego todo vaya fluido.
Primer día de trabajo
El primer día de trabajo de los nuevos empleados es tan solo una toma de contacto. Pero, como fase de tanteo, es fundamental causar una buena impresión en quienes serán el motor de la empresa en los próximos meses.
Un welcome pack para nuevos empleados que sea completo, esté cuidado y muestre a toda la plantilla la sensibilidad de la empresa ayudará a que esta experiencia de llegada sea todo un éxito. Los nuevos miembros del equipo agradecerán el gesto.
Acompañamiento
El acompañamiento de la fase de onboarding es una vigilancia activa. Es recomendable que este proceso vaya ligado a métodos modernos para fortalecer las relaciones laborales tales como la organización de un teambuilding. Se trata de un tipo de evento que está funcionando muy bien en todo tipo de sectores laborales y cuyos beneficios están fuera de toda duda. La empresa debe designar una figura responsable del onboarding; alguien que dirija un proceso que debe ser transversal (el onboarding debe llegar, en la medida de lo posible, a todas las secciones de la empresa), útil y transparente.
Finalización del onboarding
La culminación del onboarding pasa inevitablemente por una fase de evaluación en la que se analizará cómo ha sido la llegada de los nuevos empleados, qué objetivos se han cumplido con el onboarding, qué necesidades se han satisfecho y cuáles son los puntos de mejora. En este sentido, es crucial mantener un feedback bidireccional con los nuevos trabajadores. Si la evaluación es positiva, puedes plantearte celebrar lo conseguido con la sección correspondiente con una fiesta o un evento aparte.
Consejos para realizar un proceso de onboarding de empleados con éxito
Te damos algunos tips extras para dar una buena impresión y bienvenida al equipo de trabajo.
Aporta todos los datos en un documento para loguearse sin la necesidad de tener que estar preguntando cosas superfluas, evitarás que se sienta incómodo.
Asígnale un “amigo”: Disponer de un compañero de trabajo que pueda facilitarle toda la información y que esté situado cerca, puede hacer que coja confianza fácilmente. Todo lo que necesitarás es un empleado con experiencia con el que pueda hablar cada vez que lo necesite y a final de semana se interese por sus sensaciones y necesidades.
Decorar el escritorio del nuevo empleado: Dejar un pequeño cartel de bienvenida, le hará sentir importante. En el caso de que sea teletrabajo, puedes animar a los compañeros a que compartan una foto de su lugar de trabajo.
Herramientas para el onboarding en la oficina o de forma online
Accesos herramientas y grupos de trabajo
La fase de onboarding implica la presentación del método de trabajo empresarial y una fase de familiarización con sus sistemas digitales. En este sentido, la empresa debe otorgar acceso a las diferentes plataformas online y herramientas de comunicación: Temas, Trello, Slack, etc. Para este onboarding digital se pueden usar presentaciones de Powerpoint, Prezi, Canva o Google Slide. Se trata de que los trabajadores sepan, en un sólo vistazo, cómo va a ser su ecosistema laboral.
Welcome pack bienvenida
El welcome pack es un ya un clásico de entre los clásicos en los procesos de onboarding. Y la idea no es otra que recibir a los nuevos empleados con una caja de regalos directamente relacionados con la cultura empresarial. Es una oportunidad perfecta para dar a conocer nuestra marca, transmitir los valores que nos definen y ofrecer una cálida acogida a nuestros nuevos compañeros de trabajo. Podemos ayudarte a configurar tu wellcome pack personalizado según tus gustos, de forma que sean fiel reflejo de vuestra identidad corporativa.
Plataformas de videollamada y/o comunicación
No se entiende un onboarding digital sin herramientas digitales que permitan realizar videoconferencias o sin los útiles analógicos para llevarlas a cabo con eficacia. Elvermood te puede ayudar a configurar tu kit tecnológico para aquellos empleados que tengan, por ejemplo, videollamadas ofreciéndote accesorios indispensables corporativos: un pendrive, unos auriculares potentes y una webcam de calidad premium. Todo para que tus comunicaciones siempre se completen con éxito.
¿Qué tipo de Welcome Pack se puede regalar en el proceso de onboarding de un empleado?
¿Has oído hablar de los Welcome Packs o Welcome kit para empresas? Dependiendo del sector en el que trabajes puedes elegir unos packs de bienvenida u otros, pero hoy desde Elvermood te contamos los más atractivos. Ya te adelantamos que son la mejor carta de presentación que puede dar una empresa a sus nuevos miembros.
Aunque haya muchas opciones todos los packs de bienvenida deben cumplir algunas características comunes como son:
Packaging original de la empresa
Mensaje de bienvenida personalizado con su nombre
Productos de calidad
Ofrecer productos de calidad en tu onboarding empleados es clave para transmitir profesionalismo y reforzar la identidad de marca. Opciones como botellas ecológicas personalizadas y bidones personalizados no solo promueven en los empleados el uso sostenible de recursos, sino que también garantizan una larga vida útil, aumentando la visibilidad de la empresa. Del mismo modo, las mochilas corporativas son un obsequio práctico y versátil, ideal para empleados. Complementar con artículos de oficina como cuadernos personalizados y bolígrafos grabados refuerza el sentimiento de pertenencia en tu equipo.
Para saber qué tipo de Welcome Pack elegir debes pensar en la temática de la caja y en los valores e imagen de tu empresa. Pueden ser de temática divertida, un kit de supervivencia, de carácter corporativo… Hay muchas opciones, solo debes pensar en aquella sorpresa que más se adapte a la imagen, branding y valores de tu marca.
Diferencias entre onboarding e inboarding
¿Has oído hablar de la palabra inboarding? ¿Cuántas veces has oído hablar a alguien de que ha dejado su puesto de trabajo porque la empresa no lo tenía en cuenta y no le ayudaba a seguir formándose? Estar actualizado con las novedades de cada sector es fundamental para seguir siendo competitivo, algo que se consigue con la formación.
Tener una plantilla feliz desde el primer día de trabajo puede ser la solución para retener el talento. El objetivo del inboarding es invertir en las personas que forman parte del equipo para buscar el mínimo talento fuera.
Puedes aumentar la motivación:
Comunicando los logros del equipo. Felicitando a los miembros del equipo por su trabajo.
Creando un plan de formación para cada miembro del equipo buscando un equipo multidisciplinar y comprometido. Cada persona del equipo es diferente y hacer que se sientan valorados será fundamental para su crecimiento profesional y personal.
Planes after work. Fomentar las relaciones personales más allá del trabajo puede favorecer el ambiente y compromiso. Planificar algunas actividades más relajadas puede ayudar a ello.
Como has podido ver los primeros días de trabajo son muy importantes pero, también, saber cuidar de los miembros que ya forman parte del equipo. Un proceso de onboarding, en definitiva, va mucho más allá de dar la bienvenida al equipo de trabajo. Ademas, una vez esté integrada la persona, siempre puedes optar por organizar un team building.
Si crees que un plan de acogida es importante para los trabajadores el primer día de trabajo, en Elvermood podemos ayudarte con el diseño de los detalles o regalos personalizados. Puedes echar un vistazo a nuestro portfolio y descubrir detalles para hacer sentir especial a tus nuevos empleados. ¿Tienes una idea y quieres crear tu pack 100% a medida? Ponte en contacto con nosotros.
