Organizar un evento: Guía completa corporativa
Organizar un evento corporativo con éxito no es fácil. Requiere de una buena planificación, una adecuada selección de proveedores, diseñar la experiencia de los asistentes y una adecuada promoción del evento. Además, es importante tener en cuenta que los detalles pueden marcar la diferencia entre un evento con una buena experiencia y uno que no lo sea. En este sentido, uno de los aspectos a considerar es la elección de los regalos corporativos para los asistentes, ya que estos pueden contribuir a mejorar su experiencia y fidelización con la marca. Hoy desde Elvermood, te presentamos una guía completa para la organización de eventos corporativos.
¿Por qué es importante organizar un evento corporativo?
Los eventos corporativos son una herramienta muy efectiva para lograr diferentes objetivos de una empresa, como la generación de leads, el fortalecimiento de la marca, la fidelización de los clientes, la captación de nuevos clientes o la creación de redes de contactos, entre otros. Además, los eventos corporativos son una oportunidad para mostrar la personalidad y los valores de la empresa, lo que contribuye a generar confianza y credibilidad entre los asistentes.
Por otro lado, este tipo de eventos también pueden ser una forma de agradecer a los clientes y colaboradores su fidelidad y apoyo, y de fortalecer la relación con ellos. Asimismo, los eventos corporativos permiten a la empresa conocer de primera mano las necesidades y expectativas de su público objetivo, lo que puede contribuir a mejorar su estrategia de marketing y ventas.
Guía paso a paso para organizar un evento
Paso 1: Definir el objetivo del evento
¿Qué se quiere conseguir con el evento?
El primer paso para organizar un evento corporativo es definir claramente el objetivo que se quiere lograr con él. ¿Se trata de presentar un nuevo producto o servicio? ¿De celebrar un hito importante de la empresa? ¿De generar nuevas oportunidades de negocio? ¿De mejorar la relación con los clientes o colaboradores? ¿De reforzar la imagen de la empresa o posicionarla en un determinado mercado?
Es fundamental tener en cuenta que el objetivo del evento debe ser coherente con la estrategia de la empresa y con los intereses y necesidades del público objetivo. Una vez definido el objetivo, se podrán tomar las decisiones adecuadas en cuanto a la selección del lugar, la fecha, el formato, el contenido y los recursos necesarios para su realización.
Además, es importante tener en cuenta que el objetivo del evento debe ser medible y realista, para poder evaluar su impacto y mejorar la estrategia en futuros eventos. En resumen, definir claramente el objetivo del evento es el primer paso para asegurar su éxito y maximizar su impacto en la empresa y en el público objetivo.
Paso 2: Establecer el presupuesto
¿Cuánto dinero se puede invertir?
Una vez definido el objetivo del evento, es fundamental establecer un presupuesto realista y acorde a las posibilidades de la empresa. Es importante tener en cuenta que el presupuesto no solo incluye los costos directos del evento, como el alquiler del espacio, la comida y la bebida, la decoración y el equipo técnico, sino también los costes indirectos, como la publicidad, el transporte y el alojamiento de los asistentes, entre otros.
Para establecer el presupuesto del evento, es necesario hacer una lista detallada de todos los gastos previstos. También es importante tener en cuenta posibles imprevistos y contar con un margen de seguridad en caso de que se necesiten recursos adicionales.
Además, es fundamental priorizar los gastos en función del objetivo del evento y de los intereses y necesidades del público objetivo. Por ejemplo, si el objetivo del evento es la presentación de un nuevo producto, se deberá invertir más en la producción y la presentación del producto que en otros elementos del evento.
Paso 3: Seleccionar la fecha y el lugar
¿Cuál es la mejor fecha para el evento?
El siguiente paso para organizar un evento es seleccionar la fecha y el lugar adecuados para su realización. En cuanto a la fecha, es importante tener en cuenta los días y horarios más convenientes para el público objetivo y para la empresa. Por ejemplo, si se trata de un evento dirigido a empresarios, es probable que la mejor opción sea un día laboral durante el horario de oficina, mientras que si se trata de un evento dirigido al público en general, es probable que la mejor opción sea un fin de semana.
En cuanto al lugar, es fundamental elegir un espacio que se adapte a las necesidades del evento y del público objetivo. Por ejemplo, si se trata de un evento formal, es probable que se necesite un salón de eventos o un hotel con salones de conferencias, mientras que si se trata de un evento informal, es probable que se pueda elegir un lugar más creativo o alternativo, como una terraza, un jardín o un espacio al aire libre.
Paso 4: Elegir el formato del evento
¿Será una conferencia, una reunión, un seminario, una cena de gala, etc.?
Este es un aspecto crucial, ya que el formato elegido tendrá un impacto significativo en la experiencia de los asistentes y en el logro de los objetivos de la empresa.
Al momento de elegir el formato, es importante considerar el tipo de evento que se va a realizar, el público objetivo y los objetivos de la empresa. Algunos ejemplos de formatos de eventos son:
Conferencias: este tipo de evento se centra en la presentación de un tema o idea a un público determinado, por lo general con la participación de especialistas en la materia. Es adecuado para eventos en los que se busca informar y educar a los asistentes sobre un tema en particular, como por ejemplo un congreso, una feria o una exposición.
Reuniones: son eventos más informales, en los que se busca principalmente la interacción entre los asistentes. Este formato es adecuado para eventos internos de la empresa, como reuniones de equipo o juntas directivas, en los que se busca fomentar la colaboración y el diálogo entre los miembros.
Seminarios: se trata de eventos en los que se profundiza en un tema específico, con la participación de expertos y la interacción de los asistentes. Este formato es adecuado para eventos en los que se busca una discusión más profunda sobre un tema específico, como por ejemplo un taller de capacitación o una sesión de trabajo en grupo.
Cenas de gala: son eventos más formales, en los que se busca crear un ambiente elegante y sofisticado para celebrar una ocasión especial. Este formato es adecuado para eventos corporativos como cenas de fin de año, presentaciones de productos o cenas de premiación.
Cada formato de evento tiene sus propias ventajas y desventajas, por lo que es importante elegir el más adecuado para el objetivo y el público objetivo del evento. Una vez que se ha elegido el formato, se pueden empezar a planificar los detalles como el contenido, la agenda y los ponentes, entre otros aspectos.
Paso 5: Diseñar la agenda del evento
¿Qué actividades se llevarán a cabo durante el evento?
El diseño de la agenda del evento es una tarea crucial para su éxito. Una vez que se han definido los objetivos y se ha elegido el formato del evento, es necesario planificar en detalle las actividades que se llevarán a cabo durante el mismo. ¿Habrá conferencias, talleres, sesiones de networking o entretenimiento en vivo? Es importante asegurarse de que la agenda esté bien organizada y que las actividades programadas sean relevantes y atractivas para el público objetivo. También es recomendable incluir tiempos de descanso y momentos para la interacción entre los asistentes, ya que esto contribuye a crear un ambiente más relajado y propicio para la generación de nuevas ideas y contactos.
Paso 6: Contratar a los proveedores necesarios
Dependiendo del formato y la ubicación del evento, puede ser necesario contratar servicios de catering, alquiler de mobiliario, iluminación, sonido y otros servicios técnicos. Es importante elegir a los proveedores adecuados y asegurarse de que cumplan con los requisitos y estándares de calidad necesarios para el evento.
Para seleccionar a los proveedores, es recomendable solicitar varios presupuestos y comparar las diferentes opciones disponibles. Además, es importante leer las reseñas de otros clientes y pedir referencias antes de tomar una decisión final.
Una vez que se han seleccionado a los proveedores, es importante establecer un contrato claro y detallado que especifique los servicios que se van a proporcionar, el costo de los mismos y los plazos de entrega. Esto ayudará a evitar malentendidos y problemas en el futuro.
Paso 7: Promocionar el evento
Para ello, se pueden utilizar diferentes canales de comunicación, como las redes sociales, el email marketing, el sitio web del evento, la publicidad en línea, entre otros.
Uno de los aspectos clave en la promoción de un evento es la creación de una estrategia de regalos para eventos. Los regalos corporativos son una excelente manera de aumentar el impacto del evento y fomentar la fidelización de los asistentes. Además, los regalos personalizados con el logotipo o la imagen de la empresa pueden ayudar a aumentar el reconocimiento de marca.
Es importante elegir los regalos corporativos adecuados para el tipo de evento y el público objetivo. Algunas opciones populares son los productos de merchandising personalizados, como camisetas, gorras, bolígrafos, llaveros o mochilas corporativas. También se pueden considerar regalos tecnológicos, como power banks o auriculares inalámbricos.
En definitiva, los regalos corporativos personalizados son una herramienta eficaz para promocionar un evento y fomentar la fidelización de los asistentes. Es importante elegir los regalos adecuados que reflejen los valores y la imagen de la empresa para aumentar el reconocimiento de marca.
Paso 8: Preparar los materiales necesarios
Esto incluye desde los folletos informativos hasta los regalos corporativos para los asistentes. Además, es importante asegurarse de que todo el material esté diseñado acorde a la imagen corporativa de la empresa y que se haya previsto la cantidad suficiente para cubrir la demanda del evento. Entre los materiales más comunes podemos destacar las acreditaciones, los programas del evento, las tarjetas de visita, los roll-ups, los carteles, los bolígrafos personalizados y cualquier otro elemento que pueda resultar de interés para los asistentes.
Paso 9: Llevar a cabo el evento
El día del evento ha llegado y es hora de poner en práctica todo lo planificado. Es importante que el equipo encargado de la organización esté presente desde el principio del evento y se encargue de supervisar que todo se desarrolle según lo previsto. Durante el evento es esencial mantener una buena comunicación con todos los proveedores y asegurarse de que todo esté funcionando correctamente. Además, es recomendable tener un plan B por si surgieran imprevistos o situaciones de emergencia. En este sentido, contar con un equipo de profesionales y una buena planificación puede marcar la diferencia en el éxito del evento. Por último, es importante hacer un seguimiento y evaluación posterior para medir el impacto del evento y tomar nota de los aspectos a mejorar de cara a futuras ocasiones.
Paso 10: Agradecer a los asistentes con regalos corporativos personalizados
Después de haber llevado a cabo el evento, es importante agradecer a los asistentes por su presencia y por ser parte de él. Como ya hemos dicho puedes preparar algunos detalles, palabras de agradecimiento o todas aquellas acciones que consideres oportunas.
Como ves organizar un evento necesita de tiempo y conocimiento, si estás pensando en personalizar todos los detalles, puedes ponerte en contacto con nosotros y juntos daremos vida a cualquier idea.
