Onboarding empleados: cómo hacerlo y qué saber
Siempre que empezamos un proyecto empresarial queremos hacerlo con buen pie. El primer paso es primordial. En el inicio de una nueva etapa debemos de prestar atención a todos los detalles; desde la liquidez económica, al equipo de recursos humanos o los asuntos puramente materiales, pero, sobre todo, hemos de poner el énfasis en la llegada de los nuevos empleados a la empresa. Van a ser las personas que trabajarán para conseguir los objetivos empresariales, pasaremos mucho tiempo trabajando con ellas codo a codo y será imprescindible integrarlas en la cultura corporativa. Te explicamos todo acerca del proceso de onboarding, su conveniencia y la importancia de tener un buen detalle con tus empleados.
¿Qué es onboarding?
Se trata de un anglicismo que hace referencia a la incorporación de nuevos trabajadores y trabajadoras a una determinada empresa dentro de un proyecto concreto. Para que un reto empresarial funcione, uno de los primeros objetivos es crear el ambiente de trabajo oportuno para abordar los desafíos laborales en grupo. Es importante la teoría; ¿qué es el onboarding concretamente? Porque no es solamente se trata de tener un detalle con el empleado, es un proceso mucho más profundo. Un proceso de presentación, introducción, mentoría, seguimiento y evaluación para allanar el aterrizaje empresarial a los nuevos empleados. Bienvenida y adaptación, en eso se resume.
Para qué sirve
El onboarding en cualquier empresa es un proceso absolutamente fundamental para comenzar bien una relación laboral con los empleados; acompañarles en su llegada, facilitarles las cosas y tener un detalle que sirva de bienvenida. Son acciones que impulsan la adaptación de los nuevos trabajadores, ayuda a crear un ambiente colaborativo y hace crecer la confianza en la empresa en cuestión. Pero sirve para muchas más cosas: proyecta la imagen de una empresa seria, cálida y cuidadosa, y fortalece las relaciones personales en su seno interno.
Beneficios del onboarding a los nuevos empleados
Los beneficios de poner en marcha un onboarding son muchos. Cualquier director general, coach o psicólogo laboral moderno recomienda esta estrategia laboral por su eficacia.
Se trata de apostar por una relación positiva, agradable, donde se valore a las personas en su justa medida y se promueva el compromiso. A los nuevos empleados les sirve para aterrizar en la empresa con optimismo y esperanza, les allana la adaptación y genera una vía de comunicación bidireccional que puede ser muy provechosa en el futuro.
Consejos para realizar un plan de bienvenida a los nuevos miembros del equipo
El principal consejo para la fase de bienvenida es dividir en fases el onboarding y clarificar cuáles son los objetivos del mismo. Si es necesario, puedes involucrar en la elaboración del mismo a los responsables de cada departamento. Trabajar con honestidad, transparencia y delicadeza es la clave. Pero para entender el onboarding debemos conocer sus principales etapas:
Análisis previo
El proceso de onboarding en una empresa debe ser planificado con antelación; es recomendable diseñarlo marcando unos objetivos claros, delimitando los recursos que se van a necesitar y definiendo las etapas del proceso. Pero, en cualquier caso, los pasos previos al onboarding pasan por detectar unas necesidades empresariales en el grupo humano de trabajo, analizarlas y trazar fórmulas para satisfacerlas. Para realizar un análisis previo con fundamento y criterio puedes apoyarte en profesionales o asesores del sector: pedagogos, coach, especialistas en recursos humanos, directores de proyectos, etc.
Pre-onboarding
Como hemos comentado, los procesos de onboarding requieren de un trabajo previo. Y esa labor pasa por conocer los gustos, preferencias y sensibilidades de la plantilla de trabajadores. Pero no debe quedarse solo en esta indagación, también debemos recoger objetivos y finalidades concretas. Por ejemplo, la realización de unos regalos de bienvenida pueden allanar el terreno y generar un buen ambiente, pero también deben impulsar el trabajo en una determinada dirección; por citar un ejemplo claro, regalar un kit digital con un disco duro portable a los empleados les ayudará a tener siempre sus archivos bien organizados y a mano en todo momento. El pre-onboarding no es otra cosa que preparar con antelación el terreno para que luego todo vaya fluido.
Primer día de trabajo
El primer día de trabajo de los nuevos empleados es tan solo una toma de contacto. Pero, como fase de tanteo, es fundamental causar una buena impresión en quienes serán el motor de la empresa en los próximos meses.
Un welcome pack para nuevos empleados que sea completo, esté cuidado y muestre a toda la plantilla la sensibilidad de la empresa ayudará a que esta experiencia de llegada sea todo un éxito. Los nuevos miembros del equipo agradecerán el gesto.
Acompañamiento
El acompañamiento de la fase de onboarding es una vigilancia activa. Es recomendable que este proceso vaya ligado a métodos modernos para fortalecer las relaciones laborales tales como la organización de un teambuilding. Se trata de un tipo de evento que está funcionando muy bien en todo tipo de sectores laborales y cuyos beneficios están fuera de toda duda. La empresa debe designar una figura responsable del onboarding; alguien que dirija un proceso que debe ser transversal (el onboarding debe llegar, en la medida de lo posible, a todas las secciones de la empresa), útil y transparente.
Finalización del onboarding
La culminación del onboarding pasa inevitablemente por una fase de evaluación en la que se analizará cómo ha sido la llegada de los nuevos empleados, qué objetivos se han cumplido con el onboarding, qué necesidades se han satisfecho y cuáles son los puntos de mejora. En este sentido, es crucial mantener un feedback bidireccional con los nuevos trabajadores. Si la evaluación es positiva, puedes plantearte celebrar lo conseguido con la sección correspondiente con una fiesta o un evento aparte.
Herramientas para el onboarding en la oficina o de forma online
ej. Accesos herramientas y grupos de trabajo
La fase de onboarding implica la presentación del método de trabajo empresarial y una fase de familiarización con sus sistemas digitales. En este sentido, la empresa debe otorgar acceso a las diferentes plataformas online y herramientas de comunicación: Temas, Trello, Slack, etc. Para este onboarding digital se pueden usar presentaciones de Powerpoint, Prezi, Canva o Google Slide. Se trata de que los trabajadores sepan, en un sólo vistazo, cómo va a ser su ecosistema laboral.
ej. Welcome pack bienvenida
El welcome pack es un ya un clásico de entre los clásicos en los procesos de onboarding. Y la idea no es otra que recibir a los nuevos empleados con una caja de regalos directamente relacionados con la cultura empresarial. Es una oportunidad perfecta para dar a conocer nuestra marca, transmitir los valores que nos definen y ofrecer una cálida acogida a nuestros nuevos compañeros de trabajo. Podemos ayudarte a configurar tu welcome pack personalizado según tus gustos, de forma que sean fiel reflejo de vuestra identidad corporativa.
ej. Plataformas de videollamada, comunicación
No se entiende un onboarding digital sin herramientas digitales que permitan realizar videoconferencias o sin los útiles analógicos para llevarlas a cabo con eficacia. Elvermood te puede ayudar a configurar tu kit tecnológico para aquellos empleados que tengan, por ejemplo, videollamadas ofreciéndote accesorios indispensables corporativos: un pendrive, unos auriculares potentes y una webcam de calidad premium. Todo para que tus comunicaciones siempre se completen con éxito.
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